Vanaf de voorbereiding van het project dient er aandacht besteed te worden aan de Minder-Hinderaanpak. Bij het proces voor het opstellen van deze Minder-Hinderaanpak is het belangrijk eerst het referentiekader, waarbinnen het project en de Minder Hinder moet uitgevoerd worden, en de proceskarakteristieken, waaraan de uitvoering van de Minder-Hindermaatregelen moeten voldoen, duidelijk te maken. Beiden dienen dan als input voor het bepalen van de Minder-Hinderinspanningen. Het is een proces dat gedurende de uitvoering van het project iteratief moet gebeuren: bij wijzigingen aan het referentiekader of de proceskarakteristieken zullen ook de Minder-Hinderinspanningen moeten herbekeken worden.
Het referentiekader omvat het totaal aan elementen die ter beschikking staan om de minder-hinderaanpak vorm te geven en wordt opgedeeld in volgende 6 onderdelen:
- het toepassingsgebied: duidelijke afspraken betreffende de gehanteerde terminologie;
- het beleidskader: het geheel aan bestaande documenten en richtlijnen die de minder-hinderaanpak legitimeren zoals wetgeving, dienstorders, standaardbestekken, … ;
- verkeerskundige tools: de hulpmiddelen die gebruikt kunnen worden bij de minder-hinderaanpak zoals tellingen capaciteitsberkeningen, fasering, omleidingen, alternatieve bouwtechnieken en impactanalyses;
- coördinatie: zowel overlegprocedures als instrumenten (zoals GIPOD);
- doelgroepenbenadering: een overzicht van alle doelgroepen, gelinkt aan de hinder waarmee ze te maken kunnen krijgen en de potentiële maatregelen om deze hinder te beperken;
- communicatie: de kernboodschap evolueert van fase tot fase.
Het proces om tot vermindering van de hinder te komen heeft specifieke kenmerken: de proceskarakteristieken. Deze worden onderverdeeld in volgende 2 delen:
- aard: het proces Minder Hinder heeft volgende eigenschappen:
- stapsgewijs: elke stap moet uitgevoerd worden
- interactief: de betrokkenheid van alle relevante spelers is belangrijk. Niemand heeft de totale wijsheid over Minder Hinder in pacht. Samenwerking is dus cruciaal
- iteratief: gewoonlijk zijn er meerdere pogingen nodig om tot het gewenste niveau van hinder te komen.
- verschillend van fase tot fase
- scope: deze duidt aan om welke hinder het gaat en op welk soort werken de maatregelen van toepassing zijn. Meestal betreft het hinder bij werken aan de weg op vlak van verkeersdoorstroming en toegankelijk.
Voor het bepalen van de Minder-Hinderinspanningen moet bij de opzet van elk project nagedacht worden of er nood is om inspanning te leveren om de hinder te verminderen. Dit gebeurt via de Minder Hindertoets, die proactief een inschatting van de hinder zal geven. Het is aan de wegbeheerder om te beoordelen of een project voldoet aan het ambitieniveau. Hierbij moet worden gedacht aan de na te streven acceptabele verkeershinder de financiële middelen voor het beperken van hinder en de levenscyclus van de infrastructuur. Er kunnen zich drie mogelijkheden voordoen:
- het gewenste ambitieniveau wordt bereikt: de uitwerking van de minder-hindermaatregelen kan worden voortgezet
- het gewenste ambitieniveau wordt niet bereikt: indien gewenst kan het ambitieniveau naar beneden toe bijgesteld worden. Hierbij is een correcte communicatie naar de doelgroepen cruciaal.
- er zijn te veel vraagtekens over het bereiken van het ambitieniveau: verder onderzoek dient uitgevoerd te worden.