Hierbij wordt het stappenplan uiteengezet in verband met het afnemen door lokale besturen (hierna “derde”) op volgende contracten in beheer van AWV:
- VWT/VHS/2020/002: Opdrachtencentrale levering, plaatsing en onderhoud digitale roodlicht- en snelheidscamera’s en -installaties en
- MDM/19H01: Opdrachtencentrale ijkingen, conformiteitskeuringen en periodieke keuringen van handhavingsinstallaties.
De volledige bestekteksten en de inventarissen van beide contracten zijn hier terug te vinden.
De opdrachtnemer van VWT/VHS/2020/002 is de firma Fabricom nv (hierna “Fabricom”). De opdrachtnemer van MDM/19H01 is het Belgisch Meetinstituut (hierna “BMI”).
Het afnemen op beide opdrachtencentrales gebeurt op eigen budget van de afnemende derde, maar er kan gebruik gemaakt worden van de bepalingen, de afspraken met de opdrachtnemer en de bekomen prijzen van de opdrachtencentrale(s).
Dit stappenplan bestaat uit drie stappen:
- Stap 1: Aanvragen en verkrijgen van een standaardofferte;
- Stap 2: Invullen en overmaken van de toetredingsovereenkomst;
- Stap 3: Eventuele detailofferte en eventuele bestelling;
De volgende drie stappen dienen verplicht en in volgorde doorlopen te worden om een bestelling te kunnen plaatsen via de opdrachtencentrale(s). Zo kan er bijvoorbeeld niet overgegaan worden tot stap 3 zonder een ondertekende toetredingsovereenkomst uit stap 2.
Stap 1
Als een derde, na het doornemen van de bestekteksten en de inventarissen, eventueel gebruik wenst te maken van één van beide opdrachtencentrales, vullen zij hiertoe het formulier Aanvraag offerte via opdrachtencentrale VWT/VHS/2020/002 en/of MDM19H01 in.
Er zal voorzien worden in enkele standaardoffertes voor standaardsituaties zonder reeds in detail de specifieke situatie van de derde te bekijken. Op deze manier heeft een derde vrij snel een grove schatting van de kostprijs op basis waarvan de derde kan beslissen of men al dan niet verder wenst te gaan naar stap 2. Het document van de toetredingsovereenkomst wordt voor de volledigheid al meegezonden bij stap 1 zodat een derde niet nogmaals contact dient op te nemen met AWV om dit te bekomen.
AWV brengt het dienstorder MOW/AWV/2020/11 in herinnering rond het aanvragen van handhavingsinstallaties op gewestwegen. Alle installaties op gewestwegen, ook indien er geen financiële tussenkomst is of gevraagd wordt van AWV, dienen via de procedure in het dienstorder aangemeld te worden bij AWV voorafgaand aan enige bestelling.
Stap 2
Als een derde verdere interesse vertoont na het ontvangen van de standaardoffertes, dient er als volgende stap een toetredingsovereenkomst opgemaakt te worden tussen AWV en de derde. Deze overeenkomst is nodig om de bepalingen, afspraken en prijzen uit de beide opdrachtencentrales effectief te kunnen hanteren.
Hiertoe vult de derde het document van de toetredingsovereenkomst in dat ontvangen werd in stap 1 en bezorgt dit ondertekend terug aan AWV via het e-mailadres awv.handhaving@mow.vlaanderen.be. AWV voorziet dan in de verdere handtekeningen langs AWV-kant en verspreidt het door iedereen ondertekende document aan alle betrokken partijen.
Meer uitleg rond de toetredingsovereenkomst en wat deze betekent, is terug te vinden in de bestekteksten. De toetredingsovereenkomst verbindt de derde nog niet tot enige verplichting, maar is wel nodig om later effectief een bestelling te kunnen plaatsen via de opdrachtencentrale(s).
AWV voorziet in de toetredingsovereenkomst onmiddellijk toegang tot beide opdrachtencentrales. Aangezien toetreding tot een opdrachtencentrale geen verplichtingen met zich meebrengt, heeft dit geen gevolgen voor de derde, maar het maakt het gemakkelijker als de derde in de toekomst via beide opdrachtencentrales wenst af te nemen. In dat geval hoeft dan geen nieuwe overeenkomst opgemaakt te worden.
BELANGRIJKE OPMERKINGEN:
- Zodra de toetredingsovereenkomst ondertekend is door alle partijen, komt AWV niet meer tussen in de verdere bestelling of opvolging van de derde. Alle contacten gebeuren dan tussen de derde en Fabricom en/of BMI;
- Fabricom en/of BMI mag en zal geen enkele verdere stap ondernemen zonder een geldige toetredingsovereenkomst. Deze toetredingsovereenkomst is strikt noodzakelijk om verder te kunnen gaan naar stap 3.
Stap 3
In stap 1 verkreeg de derde enkele standaardoffertes. In stap 3 is het de bedoeling dat de derde in samenspraak met Fabricom en/of BMI tot een detailofferte en een eventuele bestelling komt. Voor een detailofferte zal (zeker voor nieuwe flitspalen) hoogstwaarschijnlijk een plaatsbezoek van de opdrachtnemer moeten plaatsvinden. Alle kosten verbonden aan een eventueel plaatsbezoek door Fabricom en/of BMI zijn volledig ten laste van de derde.
Indien de derde wenst in te gaan op de detailofferte, plaatst hij zijn bestelling bij Fabricom en/of BMI. De volledige verdere opvolging is ten laste van de derde.
Tot slot
Indien u verdere vragen heeft omtrent dit stappenplan, kan u altijd terecht bij de “FAQ Handhaving” op de website van AWV. Vindt u daar geen antwoord op uw vraag, stuur dan een e-mail naar awv.handhaving@mow.vlaanderen.be. Wij helpen u graag verder.