Bij wegenwerken gebeurt er vanalles achter de schermen. Een project doorloopt een vaste reeks administratieve stappen voor de eerste spadesteek plaatsvindt. Elke stap is nodig om zeker te zijn dat we het project efficiënt en correct uitvoeren.

Wat voorafgaat

Een project begint bij een probleem of een knelpunt: een onveilige situatie aan een kruispunt, een fietspad dat ontbreekt, een wegdek in slechte staat ... Wegen en Verkeer brengt zelf die problemen en knelpunten ter sprake op overleg met gemeentebesturen. Of ze worden aangekaart door de gemeentebesturen, burgers, of de lokale politie. Daarnaast putten we ook uit onze lijst met gevaarlijke punten en andere systemen van monitoring

Zodra het probleem is vastgesteld, zijn er twee mogelijke trajecten:

• Ofwel wordt het behandeld in een Provinciale Commissie Verkeersveiligheid (PCV). Dit kan alleen voor relatief kleine en goedkope ingrepen, waarbij de focus op verkeersveiligheid ligt. In dat geval volgt het project een aparte procedure.
• Ofwel wordt het een investeringsproject. Dat zijn ingrepen die meer samenwerking vragen of complexer, duurder en groter zijn dan de PCV-dossiers. Elk investeringsproject doorloopt de stappen hieronder.

Stap 1: een studiebureau aanstellen

Eerst moeten we bestuderen wat de beste oplossing is voor het probleem. Dat studiewerk gebeurt bijna altijd door een extern studiebureau. Om een studiebureau aan te stellen, werken we met een openbare aanbesteding. Zo’n aanbesteding verloopt in verschillende stappen:

• We schrijven eerst een bestek waarin staat wat het studiebureau moet onderzoeken en op welke manier dit moet gebeuren.
• Het bestek wordt openbaar gepubliceerd. Geïnteresseerde studiebureaus krijgen enkele weken de tijd om een offerte in te dienen. 
• Alle offertes worden beoordeeld en gerangschikt. Dit doen we op basis van de prijs, maar ook het plan van aanpak, de referenties en het voorgestelde team van het studiebureau nemen we mee in de beoordeling. 
• Daarna wordt het dossier gegund aan de meest geschikte kandidaat. 

Stap 2: de startnota

Het studiebureau werkt eerst aan een startnota. Dat is een eerste, verkennende nota waarin de oplossing van het probleem wordt uitgewerkt. 

In een startnota zit een grondige analyse van de huidige situatie, de doelstellingen van het project en de ruimere context. Wegen en Verkeer en het studiebureau hebben in deze fase samen met de betrokken partners (de betrokken gemeentebesturen, De Lijn, …) al een aantal principiële keuzes gemaakt. Die worden toegelicht en gemotiveerd in de startnota. Voorbeelden van dergelijke keuzes zijn: het tracé van een fietspad, de keuze voor een tunnel of een brug en de configuratie van een kruispunt. Als er sprake is van duidelijk gedefinieerde alternatieven, worden ook de voor- en nadelen van de verschillende alternatieven tegenover elkaar  afgewogen. 

In een startnota zit ook een eerste, ruw ontwerp van de toekomstige situatie. Het gaat dan concreet over een ruw grondplan, schematische voorstellingen van kruispunten of kunstwerken (bruggen of tunnels), schematische dwarsdoorsnedes of beelden van bestaande infrastructuur die gebruikt worden als referenties om bepaalde aspecten van het voorgestelde concept te illustreren. 

Stap 3: de projectnota

De projectnota werkt verder op de startnota naar een concreter ontwerpplan. Als bijlage bij de nota zitten een gedetailleerd grondplan, typedwarsprofielen en soms ook 3D-visualisaties om bepaalde aspecten van een ontwerp bevattelijk te maken. Een projectnota bevat ook voorstellen voor de verlichting en de gebruikte materialen. Om bepaalde keuzes te motiveren, verwijzen de ontwerpers in de projectnota, net zoals in de startnota, ook naar de huidige situatie en de ruimere context van het project. 

Of… een unieke verantwoordingsnota

In sommige gevallen ligt de oplossing voor de hand. In dat geval maken we geen aparte start- en projectnota op. We combineren de twee stappen in één nota en maken meteen een concreet voorontwerp. Die nota noemen we een unieke verantwoordingsnota.

Stap 4: een omgevingsvergunning (indien nodig)

Bij sommige projecten is er ook een omgevingsvergunning nodig. De belangrijkste parameter hiervoor is de hoeveelheid extra verharding. Als er meer dan 200 m² bijkomende verharding nodig is om het project uit te voeren, moet je als bouwheer een omgevingsvergunning aanvragen. Bij projecten waar we binnen de grenzen van de bestaande weg werken – en er dus geen verharding bij komt – is een vergunning niet nodig. Het bekomen van een omgevingsvergunning gebeurt in verschillende stappen: 

• Het studiebureau en Wegen en Verkeer stellen een omgevingsvergunningsaanvraag op. In dit dossier zitten alle nota’s en plannen.
• Bij projecten die mogelijk een impact hebben op het leefmilieu, wordt er vaak een milieueffectenrapport (MER) opgesteld en bij de aanvraag gevoegd. Dit rapport brengt de impact van het project in kaart op het vlak van allerlei specifieke aspecten - in het jargons spreekt men van ‘disciplines’: luchtvervuiling, geluidshinder, fauna, waterkwaliteit, biodiversiteit ... 
• Bij elke omgevingsvergunningsaanvraag organiseren de gemeentes waarin het project zich bevindt een openbaar onderzoek. Dit wordt ter plaatse aangekondigd met gele affiches en op de website van het Omgevingsloket. Vanaf dan kan iedereen 30 dagen lang het dossier inkijken en eventuele opmerkingen of bezwaren indienen. Die opmerkingen worden meegenomen in de beoordeling van de aanvraag.
• Naast het openbaar onderzoek vraagt de vergunningsverlener ook allerlei instanties om advies. Welke instanties dit zijn, hangt af van het soort project. Als er waardevolle natuur ligt, wordt het Agentschap Natuur en Bos om advies gevraagd, bij waterlopen is het advies van de Vlaamse Waterweg nodig.
• De vergunningverlenende overheid neemt vervolgens een beslissing over de omgevingsvergunning. Tussen de aanvraag en de toekenning zit doorgaans een periode van minstens 9 maanden. 

Stap 5: een aannemer aanstellen

De laatste belangrijke stap van elk project is de keuze van een aannemer. Hiervoor werken we – net als bij de keuze van een studiebureau – met een openbare aanbesteding. We schrijven een bestek waarin we gedetailleerd omschrijven wat de aannemer moet doen en hoe hij de werken moet uitvoeren. De kandidaat die de beste offerte indient, wordt de aannemer die de werken zal uitvoeren.

Stap 6: de voorbereiding van de werken

Samen met de aannemer en de gemeente wordt de planning concreet gemaakt. Zodra de fasering afgeklopt is en alle partijen de aanpak van de werken goedkeuren, prikken we een startdatum.