Hieronder beschrijven we kort de belangrijkste digitale platformen, waarvan we de gegevens moeten onderhouden als onderdeel van deze overeenkomst.

Voor deze applicaties voorziet de aanbestedende overheid ook de toegang voor de opdrachtnemer. De aanbestedende overheid verschaft hiertoe de nodige rechten op het “gebruikersbeheer Vlaamse Overheid” zodat de verantwoordelijke bij de opdrachtnemer gebruikersaccounts kan beheren voor het ingezette personeel. Voor de opdrachtnemer zijn hieraan geen licentiekosten verbonden.

De beschreven digitale platformen zijn degene die momenteel gebruikt worden voor de opvolging van de in dit document beschreven opdracht. 

Elke contracterende partij engageert zich tot het gebruik van deze digitale platformen. Dat engagement geldt ook voor eventuele onderaannemers. 

We maken continu werk van een verbetering van zijn ICT toepassingen ter ondersteuning van de contractuele vereisten. Deze verbeteringen kunnen nieuwe functionaliteiten of nieuwe applicaties met zich meebrengen. De opdrachtnemer verbindt er zich toe deze evolutie mee te volgen. De aanbestedende overheid voorziet de nodige opleidingen bij het invoeren van nieuwe toepassingen, of bij ingrijpende wijzigingen aan de bestaande toepassingen.

Werfopvolgingsapplicatie opdrachtnemer 

De opdrachtgever voorziet een digitaal platform voor de uitwisseling van projectinformatie tussen de opdrachtnemer en de aanbestedende overheid.

Het gebruik van dit digitaal platform is verplicht.

Het platform is ontwikkeld als een Workflow Systeem voor het opvolgen van verschillende  opdrachten binnen de overheidsopdracht. Deze opdrachten kunnen zowel i.k.v. investeringen als onderhoud (zowel preventief als correctief) zijn. 

Hiertoe is het platform opgebouwd uit een aantal modules:

  • Bestekken
  • Dienstbevelen
  • Oproepen
  • Bezoeken
  • Taken

Bestekken

Module voor het beheren van algemene ‘opdrachtnemer’ gegevens van een bestek zoals

  • het toekennen van de rollen binnen het bestek. 
  • beheer van werfcontacten
  • beheer van materieel

Dienstbevelen

Module voor het opvolgen van alle taken en acties ivm dienstbevelen, de belangrijkste:

  • uitvoeren studies en resultaten stockeren (ramingen, studieplannen,…)
  • aanwezigheden van de opdrachtnemer op de werf opvolgen (dagmeldingen)
  • notities maken met de vooruitgang van de werken en foto’s
  • oplevering van de werf
  • planning van de verschillende werken
  • opvolging vergunningen, inclusief de stockage ervan, zodat deze voor iedereen op elk moment raadpleegbaar zijn
  • registreren en goedkeuren van offertes en werkelijk uitgevoerde hoeveelheden

Oproepen

Module voor het opvolgen van alle taken en acties ivm oproepen, zowel defecten als averijen, de belangrijkste:

  • terugmeldingen bij interventies. De werking van de terugmeldingen enz. wordt beschreven onder ‘Meldpunt en oproepprocedure’
  • interventieverslagen, notities toevoegen 
  • toevoegen van foto’s, extra informatie, …
  • registreren en goedkeuringen van offertes en werkelijk uitgevoerde hoeveelheden 

Bezoeken

Module voor het opvolgen van de bezoeken: 

  • het aanmaken van elektronische controlefiches
  • het indienen van elektronische controlefiches
  • het opvolgen van de ingediende/openstaande controlefiches

     

Taken

In  het kader van de bovenstaande modules worden automatisch taken gegenereerd, deze kunnen in deze module opgevolgd worden. 

Bovenstaande modules zijn voor de aannemer toegankelijk via:

  • een interface op de tablet/smartphone, die er voornamelijk op gericht is om acties op het terrein uit te voeren (bv logboeken toevoegen, terugmeldingen maken, bezoeken aanmaken…).
  • een interface, voor de algemene opvolging op kantoor. 

    Deze interface is er op gericht
    • een overzicht te geven van alle opdrachten met hun status en mijlpalen 
    • een overzicht te geven van de taken ikv de lopende opdrachten
    • acties uit te voeren die niet op het terrein dienen te gebeuren (bv. Ramingen en gepresteerde prestaties aanbieden, dienstbevelen accepteren, …)

De toegang tot de werfopvolgingsapplicatie wordt geregeld via het gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid. De toegang tot de overheidsopdracht zelf wordt in de applicatie zelf gedefinieerd en  verloopt via de leidend ambtenaar. 

Door gebruik te maken van rollen, wordt binnen de werfopvolginsapplicatie geconfigureerd wie welke data kan zien en/of aanpassen en wie bepaalde acties kan uitvoeren.

Om de integratie met andere applicaties te faciliteren is door de opdrachtgever een proxy ontwikkeld. Deze applicatie zal alle communicatie met de werfopvolgingsapplicatie  in goede banen leiden.

Via de API’s is het voor de opdrachtnemer momenteel mogelijk om in zijn eigen systeem:

  • informatie te krijgen over uitgestuurde oproepen
  • op de uitgestuurde oproepen kunnen aannemers terugmeldingen uitvoeren, zoals het aanvaarden of weigeren van de werkopdrachten. Tevens kan de status van de herstelling teruggemeld worden
  • cases aan te maken, de case zal door een VTC operator worden verwerkt en resulteert in een oproep naar de verantwoordelijke aannemer om een herstelling uit te voeren.

Naar de toekomst toe kan dit nog uitgebreid worden.